Nous avons dépensées beaucoup de ressources pour former une personne, mais il/elle a décidé de quitter notre organisation en nous laissant sans connaissances indispensables pour atteindre nos objectifs stratégiques.
Avez-vous vécu une expérience similaire ?
L’identification et la création de connaissances sont importants pour une organisation aujourd’hui. Néanmoins, si vous voulez voir les bénéfices de ces connaissances sur la durée et les améliorer avec le temps, vous devez trouver un moyer de « stocker » ces connaissances. De les documenter.
Ceci veut dire qu’il faut transférer les connaissances sur des guides, procédures, manuels, boite à outils, dépôt de données, bases d’information, etc. Nous l’appellerons Connaissance structurée.
Très souvent, ce n’est pas une mission facile !
Vous devez :
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Le transfert des connaissances d’un individu vers la Connaissance structurée ;
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Le transfert des connaissances des ressources externes vers la Connaissance structurée.
Le premier est un processus très important, mais difficile. Votre mission est de vous assurer que toutes les connaissances des membres de votre équipe soit transferées vers la connaissance structurée. En réussissant, vous allez permettre aux autres d’en bénéficier, s’y référer sur besoin et, ce qui est le plus important, apprendre et s’améliorer.
Le second est le processus de transfert de connaissances provenant de ressources externes vers les manuels, guides, procédures, etc. internes de l’organisation. Votre mission ici serait de mapper les connaissances externes indispensables pour le fonctionnement de votre organisation, pour les adapter et standardiser afin de répondre à vos besoins.
Pour le processus de préservation de connaissances, il est important de suivre les étapes suivantes :
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Définir les processus de préservation des connaissances au sein de l’organisation ;
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Définir les modalités de préservations des connaissances – bases de données, manuels, etc.
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Structurer les connaissances selon le type ou le domaine de travail ;
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Les traduire en Connaissance structurée ;
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Définir les approches à ces connaissances et y donner accès aux membres de votre équipe que vous avez désignés.
Les connaissances transférées et stockées dans le « dépôt » ne sont pas là pour y rester. Mais pour être retransférées – vers les membres de votre organisation.
Tout ce que vous avez fait n’a pas de sens su ces connaissances-là ne continuent pas à vivre à travers l’organisation.
Créez une connaissance structurée et rendez-là accessible aux personnes que vous trouvez pertinentes (si vous n’avez rien à cacher, rendez-là accessible à tout le monde). Préparez un plan d’implémentation de cette connaissance structurée dasn le travail de votre équipe et définissez des processus de suivi. Vous devez suivre son implémentation au travail quotidien, obtenir des retours et, si nécessaire, améliorer la connissance structurée.
A la fin, il serait pertinent d’assigner une personne qui serait en charge de la gestion des connaissances au sein de votre organisation. Cela devrait être une personne qui assurera la fluidité et l’efficacité des processus.
EXEMPLE / DEVOIR
Quelles connaissances seraient perdues si un/une membre de l’équipe décide à quitter l’organisation ?
Avez-vous la réponse à cette question ? Pour être honnête, la plupart des dirigeants d’organisations n’ont pas une réponse toute préparée pour cette question. Dasn la plupart des cas, ils sont conscients de certaines capacités et connaissances des membres de leur équipe, mais ils l’oublient après un certain temps.
Le mapping et transfert de ces données avant le départ de quelqu’un peut aider votre organisation à se développer.
Voyons comment cela se passe sur l’expérience et les connaissances en gestion de projets. Réunissez votre équipe et essayer de mapper leur capacités en gestion de projets en identifiant les réponses aux questions suivantes (ajouter des questions si vous le trouvez pertinent) :
- Quel est le niveau de connaissances dans le domaine de la rédaction de demandes de soutien ?
- Quel est le niveau de connaissances dans le domaine de la mise en place de consortiums ?
- Quel est le niveau de connaissances dans le domaine de l’application du budget ?
- Quel est le niveau de connaissances dans le domaine de la gestion d’évènements ?
- Quel est le niveau de connaissances dans le domaine de la gestion des finances ?
- Quel est le niveau de connaissances dans le domaine de la promotion, visibilité et dissémination ?
- Quel est le niveau de connaissances dans le domaine de la rédaction de rapport et de l’administration ?
La prochaine étape serait de connecter les personnes et leurs connaissances aux processus pertinents où ils possèdent de l’expérience. Mappez et notez tout. Maintenant, discutez avec eux des procédures existantes au sein de votre organisation.
Ex. Revoyez avec la personne en charge de la gestion des évènements qui possèdent les connaissances dans ce domaine-là les procédures d’organisation quand vous montez un évènement. Si vous n’avez pas de procédures, ne vous inquiétez pas. Nous allons vous guider pour que vous puissiez transférer les connaissances de cette personne en procédures internes.
➤ Demandez à cette personne de mapper tous les processus et tâches qui sont d’habitude effectuées pendant le montage d’un évènement.
➤ Après le mapping, discutez avec cette personnes et les autres employés concernés s’ils voient des choses à ajouter selon leur expérience. Mettez à jour le plan des processus.
➤ Demandez à la personne qui a des connaissances en organisation d’évènements de rédiger un ensemble de procédures que votre organisation devrait respecter lors de l’organisation d’évènements. Ceci veut par exemple dire d’écrire étape par étape les procédures et rédiger les documents dont vous avez besoin pour réaliser un séminaire :
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Directives pour créer un Appel à participation pour votre évènement ;
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Structurer le formulaire d’application ;
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Le traitement des réponses positives ou négatives, ainsi que la liste d’attente ;
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Les normes appliquées en lien avec l’environnement du travail (salle de conférence et équipement) ;
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Liste de matériel habituellement utilisé pour les séminaires (tableau à feuilles, stylos, markers, stickers, etc.) ;
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Modèle de la liste des participants et des formateurs ;
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Modèle des formulaires de remboursement ;
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Modèle d’un plan de séance ;
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Modèle des formulaires d’évaluation ;
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Etc.
Soumettez l’ensemble des modèles et procédures définies à l’ensemble de votre équipe pour commentaires et suggestions. Fournissez le retour de cet exercice à la personne ayant rédigé l’Ensemble des procédures pour qu’il puisse le finaliser.
Après la finalisation, assurez-vous que l’Ensemble des procédures a été convenablement présenté à l’ensemble de votre équipe et leur expliquer qu’ils devraient respecter ces procédures dans leur travail.
Ayant achevé cela, vous serez sûr que même si cette personne quittait l’organisation, son expérience va rester. Aussi, vous avez partagé les connaissances avec les autres en augmentant ainsi la qualité du travail de votre organisation.