Čeprav morda na prvi pogled izgleda kot da je projektno vodenje nekaj povsem drugačnega od vodenja organizacije civilne družbe, so v našem svetu projekti ključne aktivnosti, s katerimi poskušamo doseči svojo vizijo. So osrednje orodje, s katerim se poskušamo premakniti iz TRENUTNEGA STANJA do ŽELENEGA PRIHODNJEGA STANJA. Projekti in aktivnosti, ki jih izvajamo, so torej vozilo na naši poti do sprememb v skupnosti. Vendar, če vstopimo v napačno vozilo, lahko zatavamo s svoje načrtovane poti.
Naši projekti se morajo skladati s poslanstvom in vizijo naše organizacije. Le na ta način bomo svoje vozilo zadržali na pravi poti sprememb.
Prvi izziv je ponavadi naslovljen že v strateškem načrtu, o katerem smo govorili v prejšnjih poglavjih. Preveriti moramo le, ali sta naš projekt oz. ideja v skladu z našimi strateškimi cilji.
⛽ Obstaja pa večja težava. Kaj, če našemu vozilu zmanjka goriva?
Z gorivom mislimo predvsem sredstva za financiranje vaših idej, ki bi vas morale voditi do vaše vizije. Zato je ključno, da svoje ideje preobrazite v uspešne projekte, ki bodo podprti s strani vaših financerjev. Ravno zato smo v Notranjem MakeOver vključili tudi del, ki vas spodbuja k ponovnemu premisleku o načinu, kako vi in vaš kolektiv vodite projekte. Pokazali vam bomo pristop k transformaciji idej v projektne prijave ter projektne prijave v konkretne spremembe v vaši skupnosti. Lahko se boste namreč poglobili v:
- Metodologijo za transformacijo idej v prijave;
- Nasvete, kako voditi projekte in na kaj biti pozoren;
- Finančno poslovanje;
- Evalvacijo in nadaljnje aktivnosti.
⛽ S ponujeno strokovno pomočjo vam želimo pomagati, da nikoli ne ostanete brez goriva.
VSE SE ZAČNE Z IDEJO
Pisanje projektne prijave se začne s procesom načrtovanja. Ta proces je preprost in intuitiven. Do določene mere vsi delamo načrte na dnevni ravni. Tega se verjetno sploh ne zavedate, vendar načrtujete svoje tedenske nakupe ali praznovanja in pri tem uporabljate elemente projektnega predloga. Odgovarjate namreč na vprašanja ZAKAJ, KAJ, KAKO, KOLIKO. Poleg tega ste ob koncu aktivnosti (nakupa ali zabave) zadovoljni z rezultatom ali ne, ob čemer si podzavestno pripravite kriterije, po katerih boste ocenili raven svojega uspeha. To je tudi ključen del vsakega projektnega predloga – načrt evalvacije. Kljub relativno preprostemu procesa načrtovanja je priprava dobro napisanega projekta proces, ki vseeno zahteva določene veščine in znanje. Prvi korak proti temu cilju (znanje) lahko najdete na naslednjih straneh, medtem ko je za drugi korak (veščine) običajno potrebnih nekaj praktičnih izkušenj.
Pogovorimo se torej o znanju. Vse se začne z idejo, kako spremeniti nekaj v vašem okolju. Želene spremembe v vašem okolju ste naslovili že ob pripravi strateškega načrta.
Za razvoj dobrih idej se lahko oprete na nekaj konkretnih korakov.
- Pri organiziranju aktivnosti in pisanju projektnih prijav naslovite ljudi, ki so pomembni za vašo organizacijo na določenem področju;
- Povabite jih na sestanek in jim že vnaprej povejte, kaj bo namen sestanka, če je možno, pa jim tudi posredujte materiale za pripravo na sestanek;
- Pripravite seznam vprašanj, ki vam lahko pomagajo spodbuditi razpravo o določenih vprašanjih;
- Načnite odprto razpravo o tem, kako nasloviti ključno težavo – NE POZABITE, DA MORAJO VAŠE REŠITVE BITI V SKLADU Z VAŠO STRATEGIJO;
- Premislite o vključitvi ciljne skupine in končnih uporabnikov v proces načrtovanja, saj vam lahko ponudijo pomembno znanje in izkušnje;
- Ključno v tem procesu je odgovoriti na najbolj pomembno vprašanje – ZAKAJ želite realizirati ta projekt/idejo? Ko boste oblikovali in analizirali odgovor na vprašanje ZAKAJ, ne boste zgolj razvili argumentacije, ki ji boste lahko uporabili, da boste partnerjem in financerjem razložili pomen svojega projekta z vidika odgovora na neko obstoječo potrebo v družbi, temveč boste tudi ustvarili osnovo za oblikovanje celostne projektne prijave.
Metodologija, ki vam jo bomo prikazali v tem orodju, seveda ni edina, ki jo lahko uporabite. Vendar je po naših izkušnjah zelo učinkovita in pogosto uporabljena v praksi zaradi njene preprostosti in logičnega niza korakov.
Vsak financer ima svojo prijavnico, zato je možno, da bosta terminologija ali struktura načrta drugačni od tistih, ki jih uporabljamo tu. A če imate jasno idejo, kaj želite doseči s projektom, ne bi smeli imeti težav pri izpolnjevanju različnih prijavnic.
Do konca tega procesa boste sposobni odgovoriti na naslednja vprašanja:
- Ali je v skladu z vašimi vrednotami?
- Ali je v skladu z vašim poslanstvom?
- Kateri način izvedbe je najbolj učinkovit? Ali imamo na voljo sredstva za to? Lahko sredstva zagotovimo?
- Jasnost za mlade? Ali imajo potrebo po tem?
- Ali res želimo to izvesti?