Ne kemi shpenzuar kaq shumë nga burimet tona në arsimimin e dikujt, por ai/ajo e la organizatën duke na lënë pa njohuri të nevojshme për të arritur qëllimin tonë strategjik.
A keni përjetuar diçka të ngjashme?
Identifikimi dhe krijimi i njohurive është i rëndësishëm për organizatën tuaj në këtë moment. Megjithatë, nëse dëshironi të keni përfitime nga ajo njohuri në planin afatgjatë dhe të lejoni azhurnimin e saj pasi koha kalon, atëherë duhet të gjeni një mënyrë për të “deponuar” atë njohuri. Për ta dokumentuar atë.
Kjo do të thotë transferimi i njohurive në udhëzues, procedura, manual, manual pune, ruajtje të të dhënave, baza informacioni, etj. Ne do ta quajmë atë njohuri të strukturuar.
Shpesh, kjo nuk është një detyrë e lehtë!
Ju duhet të:
- Transferoni njohuritë që individi ka në njohuri të strukturuar;
- Transferoni njohuritë nga burimet e jashtme në njohuri të strukturuar.
E para është një proces shumë i rëndësishëm, por i vështirë. Detyra juaj është të siguroheni që të gjitha njohuritë e ekipit tuaj janë transferuar në njohuri të strukturuar. Duke arritur ta bëni këtë, ju do të lejoni të tjerët të përdorin njohuri të trashëguara, ti referohen atyre dhe çka është më e rëndësishmja të mësojnë nga ajo dhe azhurnojnë atë.
E dyta do të thotë, transferimi i njohurive që vjen nga burimet e jashtme në manualet e organizative të brendshme, udhëzues, procedura, etj. Detyra juaj këtu është të hartoni të gjitha njohuritë e jashtme të nevojshme për punën e organizatës tuaj dhe pastaj ta rregulloni dhe standardizoni atë për t’iu përshtatur nevojave organizative
Për procesin e ruajtjes së njohurive është e rëndësishme të ndiqni këto hapa:
- Përcaktoni proceset e ruajtjes së njohurive brenda organizatës;
- Përcaktoni mënyrat në të cilat do të mbahen njohuritë – bazat e të dhënave, manualet, etj.
- Strukturimi i njohurive sipas llojit ose fushës së punës;
- Përkthejeni atë në njohuri të strukturuar;
- Përcaktoni qasjet ndaj asaj njohurie dhe jepni qasje anëtarëve përkatës të ekipit.
Njohuritë e transferuara dhe të ruajtura në “depo” nuk janë aty për të qëndruar, por për tu transferuar më tej – tek njerëzit brenda organizatës suaj.
Çdo gjë që keni bërë nuk ka kuptim nëse ato njohuri nuk jetojnë brenda organizatës.
Bëni njohuritë e strukturuara të qasshme për njerëzit për të cilët e shihni të rëndësishme (nëse nuk keni asgjë për të fshehur, atëherë jepuni qasje të gjithëve). Organizoni një plan se si këto njohuri të strukturuara do të zbatohen në punë të ekipit tuaj dhe përcaktoni monitorimin e proceseve. Ju duhet të gjurmoni zbatimin e kësaj në punën e përditshme, të merrni një përshtypje dhe nëse është e nevojshme, të përmirësoni njohuritë e strukturuara.
Në fund, do të ishte mençur të caktoni një person i cili duhet të jetë përgjegjës për menaxhimin e njohurive brenda organizatës tuaj. Ky është një person i cili do të sigurojë se të gjitha proceset funksionojnë pa probleme dhe me efikasitet.
SHEMBULL / DETYRË
Çfarë njohurish do të humbiste organizata juaj nëse dikush e lë ekipin tuaj?
A keni përgjigje në këtë pyetje? Epo, të jemi të sinqertë shumica e njerëzve që drejtojnë organizatat nuk kanë përgjigje të detajuar në këtë pyetje të shkruar. Kryesisht janë të vetëdijshëm për disa aftësi dhe njohuri që njerëzit në ekipin e tyre kanë, megjithatë ata lehtë mund ta harrojnë atë pas një kohe.
Hartimi i kësaj dhe transferimi i tij përpara se dikush të largohet do të ndihmojë organizatën tuaj të rritet më tej.
Le të shohim se si kjo funksionon në përvojën dhe njohuritë në menaxhimin e projektit. Sillni ekipin tuaj së bashku dhe provoni të hartoni aftësitë e tyre të menaxhimit të projektit duke identifikuar përgjigje në pyetjet e mëposhtme (ju lutemi shtoni pyetje të tjera që i shihni si të rëndësishme):
- Cili është niveli i njohurive të tyre në shkrimin e aplikacionit?
- Cili është niveli i njohurive të tyre në ndërtimin e konsorciumit?
- Cili është niveli i njohurive të tyre në hartimin e buxhetit të aplikimit?
- Cili është niveli i njohurive të tyre në menaxhimin e ngjarjeve?
- Cili është niveli i njohurive të tyre në menaxhimin financiar?
- Cili është niveli i njohurive të tyre në promovim, dukshmëri dhe shpërndarje?
- Cili është niveli i njohurive të tyre në raportim dhe administrim?
Hapi tjetër është të lidhni njerëzit dhe njohuritë e tyre me proceset përkatëse në të cilat ata kanë përvojë. Hartoni atë në mënyrë që të keni gjithçka të shkruar. Tani, së bashku kaloni nëpër procedurat ekzistuese që keni në organizatën tuaj.
P.sh. Shikoni me një person që ka njohuri në menaxhimin e ngjarjeve për procedurat tuaja organizative të cilat i ndiqni kur organizoni ndonjë ngjarje. Nëse nuk keni akoma, mos u shqetësoni. Ne do t’ju udhëzojmë tani se si të transferoni njohuritë nga ai individ në procedurat tuaja të brendshme.
➤ Kërkoni nga ai person të hartojë të gjitha proceset dhe detyrat që zakonisht duhet të bëhen në ndonjë ngjarje.
➤ Pas hartimit, diskutoni me atë person dhe njerëz të tjerë të rëndësishëm nga ekipi juaj nëse nga përvoja e tyre ka diçka më shumë për t’u shtuar të cilën projektet tuaja shpesh kanë. Përditësoni hartimin e proceseve.
➤ Kërkojini një personi që ka njohuri në menaxhimin e ngjarjeve të shkruajë një seri procedurash që organizata juaj duhet të ndjekë kur bënë disa ngjarje. Kjo do të thotë për shembull të shkruani procedurat hap pas hapi dhe modelin e dokumenteve që ju nevojiten kur zbatoni ndonjë seminar:
- Udhëzuesin për krijimin e Thirrjes për pjesëmarrësit në ngjarjen tuaj;- Struktura e formularit të aplikimit;
- Përgjigjet për aplikimet e aprovuara ose refuzimet, ose edhe ata që janë në listën e pritjes;
- Standardet e punës suaj në lidhje me mjedisin e punës (salla e konferencave dhe pajisjet);
- Lista e materialeve të përdorura kryesisht në seminaret tuaja (tabelë letre, stilolapsa, markerë, letra ngjitëse, etj.);
- Model i listës së pjesëmarrësve dhe trajnerëve;
- Model i formave të rimbursimit;
- Model i skicës së sesionit;
- Model i formularëve të vlerësimit;
- Etj.
Procedura dhe shabllone të dizajnuara ku mund të qasshme nga ekipi juaj për komente dhe sugjerime. Jepni përshtypje kolektive personit i cili e ka shkruar atë procedurë dhe kërko të finalizoj setin e procedurave.
Pas përfundimit, sigurohuni që seti tu prezantohet në mënyrë të duhur të tjerëve nga ekipi dhe se ata duhet të ndjekin këto procedura në punën e tyre.
Kur keni arritur ta bëni këtë, keni siguruar që edhe nëse ai person largohet nga organizata, përvojë e të njëjtit do të mbetet. Gjithashtu, ju keni ndarë njohuritë me të tjerët duke e bërë atë të dobishme për cilësinë e punës së organizatave tuaja.