Έχουμε δαπανήσει πολύ χρόνο και πόρους στην εκπαίδευση κάποιου ατόμου, αλλά αποχώρησε από την οργάνωσή μας, με αποτέλεσμα να χάσουμε τη γνώση που χρειαζόμαστε για την επίτευξη του στρατηγικού μας στόχου.
Σας έχει συμβεί κάτι αντίστοιχο;
Πράγματι, ο προσδιορισμός και η δημιουργία νέας γνώσης είναι σημαντικά στοιχεία σε αυτό το στάδιο. Ωστόσο, προκειμένου μακροπρόθεσμα να ωφεληθείτε από τη γνώση αυτή και να είναι εφικτή η διαρκής αναβάθμισή της, θα πρέπει να την «αποθηκεύσετε» κατάλληλα. Να την καταγράψετε.
Αυτό σημαίνει ότι η γνώση αυτή θα πρέπει να αποτυπωθεί σε έγγραφους οδηγούς, διαδικαστικά έγγραφα, εγχειρίδια, χώρους αποθήκευσης πληροφοριών, βάσεις δεδομένων κλπ. Αυτήν τη διαδικασία θα ονομάσουμε «Απόθεμα Γνώσεων».
Συχνά η διαδικασία αυτή δεν είναι εύκολη!
Θα πρέπει να:
- Μεταφέρετε στο «Απόθεμα Γνώσεων» τις ατομικές γνώσεις που κατέχει κάθε μέλος της ομάδας σας.
- Μεταφέρετε στο «Απόθεμα Γνώσεων» τις γνώσεις που λαμβάνετε από εξωτερικές πηγές.
Η πρώτη διαδικασία είναι πολύ σημαντική, αλλά και αρκετά δυσχερής, καθώς θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι ατομικές γνώσεις όλων των μελών της ομάδας σας έχουν μεταφερθεί στο «Απόθεμα Γνώσεων», προκειμένου να μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τους υπόλοιπους, να ανατρέχετε σ’ αυτές όποτε απαιτείται, αλλά κυρίως να μάθετε από αυτές και να τις αναπτύξετε περαιτέρω.
Η δεύτερη διαδικασία αναφέρεται στη μεταφορά της γνώσης που λαμβάνετε από εξωτερικές πηγές στις εσωτερικές διαδικασίες της οργάνωσής σας, σε εγχειρίδια, οδηγούς κλπ. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει την καταγραφή της εξωτερικής γνώσης που σχετίζεται με τη λειτουργία της οργάνωσής σας και την προσαρμογή της στις ιδιαίτερες ανάγκες της τελευταίας.
Στο πλαίσιο της διαδικασίας διασφάλισης αυτής της γνώσης, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
- Προσδιορίστε τις διαδικασίες διασφάλισης της γνώσης μέσα στους κόλπους της οργάνωσής σας.
- Προσδιορίστε τους τρόπους αποθήκευσης της γνώσης αυτής (βάσεις δεδομένων, εγχειρίδια κλπ.).
- Δομήστε τη γνώση ανάλογα με τον τύπο ή το πεδίο εργασίας σας.
- Προσαρμόστε την κατάλληλα στο «Απόθεμα Γνώσεων».
- Προσδιορίστε τον τρόπο προσέγγισης της γνώσης αυτής και επιτρέψτε την πρόσβαση στα σχετιζόμενα μέλη της ομάδας σας.
Ωστόσο, αυτοσκοπός δεν είναι η μεταφορά και αποθήκευση της γνώσης στην «αποθήκη», αλλά η περαιτέρω μετάδοσή της στην οργάνωσή σας.
Τίποτα από όσα κάνετε δεν θα έχει νόημα, αν η γνώση δεν συνεχίσει να ζει μέσα από την ίδια την οργάνωσή σας.
Φροντίστε ώστε το «Απόθεμα Γνώσεων» να είναι προσβάσιμο στα άτομα με τα οποία σχετίζεται (αν δεν χρειάζεται να κρύψετε τίποτα, τότε δώστε πρόσβαση σε όλους). Καταστρώστε ένα σχέδιο εφαρμογής της γνώσης αυτής κατά τη λειτουργία της οργάνωσής σας και προσδιορίστε τους τρόπους παρακολούθησης των διαδικασιών, προκειμένου να λαμβάνετε σχόλια και παρατηρήσεις και, όποτε απαιτείται, να την βελτιώνετε.
Τέλος, θα ήταν χρήσιμο να αναθέσετε σε έναν επικεφαλής τη διαχείριση της γνώσης μέσα στους κόλπους της οργάνωσής σας, ώστε όλες οι διαδικασίες να κυλούν ομαλά και αποτελεσματικά.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ / ΕΡΓΑΣΙΑ
Ποιες γνώσεις θα χάνονταν από την οργάνωσή σας σε περίπτωση αποχώρησης ενός μέλους της ομάδας σας;
Υπάρχει απάντηση σε αυτήν την ερώτηση; Λοιπόν, για να είμαστε ειλικρινείς, οι περισσότεροι διαχειριστές μιας οργάνωσης δεν διαθέτουν μια έγγραφη λεπτομερή απάντηση στο ερώτημα αυτό. Οι περισσότεροι γνωρίζουν θεωρητικά τα προσόντα και τις γνώσεις των μελών της ομάδας τους, αλλά είναι πολύ εύκολο να τους ξεφύγει κάτι στο πέρασμα του χρόνου.
Προσπαθήστε να καταγράψετε τις πληροφορίες αυτές και να τις μεταφέρετε πριν την αποχώρηση κάποιου ατόμου, ώστε να βοηθήσετε την οργάνωσή σας να επεκταθεί περαιτέρω.
Ας δούμε πώς λειτουργεί η διαδικασία αυτή στη διαχείριση έργων (project management) στο επίπεδο των γνώσεων και της εμπειρίας. Συγκεντρώστε την ομάδα σας και προσπαθήστε να χαρτογραφήσετε τις δεξιότητές τους στη διαχείριση έργων, απαντώντας στα παρακάτω ερωτήματα (μπορείτε να προσθέσετε όποια άλλα ερωτήματα θεωρείτε σχετικά):
- Ποιο είναι το επίπεδο της γνώσης τους στη συμπλήρωση αιτήσεων;
- Ποιο είναι το επίπεδο της γνώσης τους στη δημιουργία συνεργασιών / κοινοπραξιών;
- Ποιο είναι το επίπεδο της γνώσης τους στον οικονομικό σχεδιασμό;
- Ποιο είναι το επίπεδο της γνώσης τους στη διοργάνωση εκδηλώσεων;
- Ποιο είναι το επίπεδο της γνώσης τους στην οικονομική διαχείριση;
- Ποιο είναι το επίπεδο της γνώσης τους στην προώθηση, την προβολή και τη διάδοση;
- Ποιο είναι το επίπεδο της γνώσης τους στη σύνταξη εκθέσεων αναφοράς και τις διαδικασίες διαχείρισης;
Στο επόμενο στάδιο θα πρέπει να συνδυάσετε τα άτομα και τις γνώσεις τους με τις αντίστοιχες διαδικασίες στις οποίες έχουν εμπειρία, να τις καταγράψετε και να εξετάστε βήμα βήμα τις υπάρχουσες εσωτερικές διαδικασίες της οργάνωσής σας μαζί με τα άτομα.
Π.χ. Εάν κάποιο άτομο έχει γνώσεις στη διοργάνωση εκδηλώσεων, εξετάστε μαζί του τις σχετικές διαδικασίες που εφαρμόζετε στην οργάνωσή σας. Αν αυτό δεν είναι ακόμα εφικτό, μην ανησυχείτε. Θα σας καθοδηγήσουμε εμείς στη μεταφορά αυτής της γνώσης από το άτομο προς τις εσωτερικές σας διαδικασίες.
➤ Ζητήστε από το άτομο να καταγράψει όλες τις διαδικασίες και τις εργασίες που απαιτούνται συνήθως κατά τη διοργάνωση κάποιας εκδήλωσης.
➤ Συζητήστε μαζί του και με άλλα σχετικά μέλη της ομάδας σας εάν χρειάζεται να προστεθεί κάτι επιπλέον, με βάση την εμπειρία τους και το είδος των έργων που συνήθως αναλαμβάνετε.
➤ Ζητήστε από κάποιο άτομο που έχει γνώσεις στη διοργάνωση εκδηλώσεων να συντάξει έναν οδηγό διαδικασιών που θα πρέπει να ακολουθεί η οργάνωσή σας σε τέτοιες εκδηλώσεις. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, να καταγράψει βήμα βήμα τις διαδικασίες και να συντάξει πίνακες με τα έγγραφα που απαιτούνται για τη διοργάνωση ενός σεμιναρίου, όπως:
- Οδηγίες για τη σύνταξη της Πρόσκλησης Συμμετοχής για την εκδήλωσή σας.
- Τη δομή της αίτησης συμμετοχής.
- Απαντήσεις αποδοχής ή απόρριψης των αιτήσεων υποψηφίων ή ακόμη και των αναπληρωματικών.
- Τις προδιαγραφές σας σχετικά με το εργασιακό περιβάλλον (αίθουσα συνεδριάσεων και εξοπλισμός).
- Λίστα με τη συνηθέστερη γραφική ύλη στα σεμινάριά σας (κόλλες αναφοράς, στυλό, μαρκαδόρους, αυτοκόλλητα κλπ.).
- Πίνακα συμμετεχόντων και εκπαιδευτών.
- Πίνακα φόρμας αποζημιώσεων.
- Πίνακα με τη βασική δομή των διαλέξεων.
- Πίνακα φόρμας αξιολόγησης.
- Κλπ.
Δώστε πρόσβαση στα παραπάνω έγγραφα στα μέλη της ομάδας σας, προκειμένου να κάνουν παρατηρήσεις και σχόλια. Στη συνέχεια, προωθήστε τα στο άτομο που τα συνέταξε και ζητήστε του να τα ολοκληρώσει.
Παρουσιάστε το τελικό έγγραφο στα υπόλοιπα μέλη της ομάδα σας, τα οποία εφεξής θα πρέπει να ακολουθούν αυτές τις διαδικασίες.
Αν καταφέρετε να ολοκληρώσετε την παραπάνω διαδικασία, θα έχετε διασφαλίσει ότι ακόμα και αν αυτό το άτομο αποχωρήσει από την οργάνωσή σας, η εμπειρία του θα παραμείνει σ’ αυτήν. Επίσης, θα έχετε μοιραστεί τη γνώση αυτή και με τους υπόλοιπους, βελτιώνοντας την ποιότητα λειτουργίας της οργάνωσής σας.