Toliko sredstev smo namenili izobraževanju nekoga, sedaj pa nas je zapustil(a) in odnesel(a) znanje, potrebno za doseganje strateških ciljev.
Se vam je že kdaj zgodilo kaj podobnega?
Identificiranje in ustvarjanje znanja je za vašo organizacijo pomembno v tem trenutku. Vendar če želite od tega znanja imeti dolgoročne koristi in sčasoma omogočiti njegovo nadgradnjo, morate najti način »skladiščenja« oz. dokumentiranja tega znanja.
To pomeni, da morate znanje preliti v vodiče, postopke, priročnike, orodja, baze informacij itd. To bomo poimenovali strukturirano znanje.
Pogosto je to precej zahtevna naloga!
Morali boste:
- Prenesti znanje posameznikov v strukturirano znanje;
- Prenesti znanje iz zunanjih virov v strukturirano znanje.
Prvi je zelo pomemben, a težak proces. Vaša naloga je zagotoviti, da bo vse znanje, ki ga imajo člani vašega kolektiva, preneseno v strukturirano znanje. Če to dosežete, boste drugim omogočili, da uporabijo preneseno znanje, ga po potrebi preverijo, se iz njega učijo in ga tudi nadgradijo.
Drugo pomeni, da morate znanje iz zunanjih virov prenesti v notranje organizacijske vodiče, priročnike, postopke ipd. Vaša naloga je mapirati vso zunanje znanje, ki je pomembno za delo vaše organizacije, ter ga nato prilagoditi in standardizirati tako, da bo ustrezalo vašim organizacijskim potrebam.
Za proces zaščite znanja je pomembno, da sledite naslednjim korakom:
- Definirajte procese za zaščito znanja znotraj organizacije;
- Definirajte načine, kako lahko ohranite znanje – baze podatkov, vodiči itd.;
- Strukturirajte znanje glede na vrsto ali področje dela;
- Prevedite to znanje v strukturirano znanje;
- Definirajte pristope k temu znanju in dajte dostop relevantnim članom kolektiva.
Preneseno in shranjeno znanje v »skladišča znanja« ne bo tam ostalo večno. Namen je, da se prenese naprej – drugim ljudem v vaši organizaciji.
Nič, kar ste naredili, ne bo imelo smisla, če znanje ne živi naprej v organizaciji.
Strukturirano znanje naj bo dostopno osebam, za katere menite, da je relevantno (če ni ničesar, kar bi morali skriti, narediti to znanje dostopno vsem). Naredite načrt, kako bo to strukturirano znanje implementirano v delu vašega kolektiva in definirajte, kako boste to nadzirali. Morate namreč slediti njegovi implementaciji v vsakodnevno delo, pridobiti povratne informacije in, če bo potrebno, izboljšati strukturirano znanje.
Pametno bi tudi bilo določiti osebo, ki bo zadolžena za upravljanje z znanjem znotraj vaše organizacije. Ta oseba bo poskrbela, da vsi procesi tečejo nemoteno in učinkovito.
PRIMER / NALOGA
Katero znanje bi vaša organizacija izgubila, če bi nekdo zapustil kolektiv?
Imate odgovor na to vprašanje? No, če smo iskreni, večina ljudi, ki vodi organizacije, nima zapisanega podrobnega odgovora na to vprašanje. Večinoma se zavedajo določenih veščin in znanja, ki jih imajo ljudje v kolektivu, vendar se ti podatki sčasoma lahko pozabijo.
Mapiranje tega znanja in njegov prenos pred odhodom nekoga bo vaši organizaciji pomagalo pri rasti.
Poglejmo, kako se to kaže pri izkušnjah in znanju o vodenju projektov. Organizirajte sestanek s svojim kolektivom in poskusite mapirati njihove veščine projektnega vodenja skozi odgovore na naslednja vprašanja (če se vam zdi potrebno, dodajte še več vprašanj):
- Kakšna je raven njihove znanja glede pisanja projektnih prijav?
- Kakšna je raven njihove znanja glede izgradnje konzorcijev?
- Kakšna je raven njihove znanja glede načrtovanja finančnih izdatkov?
- Kakšna je raven njihove znanja glede organizacije dogodkov?
- Kakšna je raven njihove znanja glede upravljanja s financami?
- Kakšna je raven njihove znanja glede promocije, vidnosti in razširjanja rezultatov?
- Kakšna je raven njihove znanja glede pisanja poročil in administracije)
Naslednji korak je povezati posameznike in njihovo znanje z relevantnimi procesi, s katerimi že imajo izkušnje. Mapiranje naj poteka tako, da si vse zapišete. Nato skupaj s kolektivom preglejte obstoječe postopke v organizaciji.
Na primer, z osebo, ki ima izkušnje z organizacijo dogodkov, preglejte postopke, ki jim sledite, ko organizirate dogodke. Če takih postopkov še nimate, brez skrbi.
➤To osebo prosite, naj mapira vse procese in naloge, ki jih je običajno treba narediti na določenem dogodku.
➤ Po mapiranju se s to osebo in drugimi relevantnimi osebami iz kolektiva pogovorite o tem, ali bi iz svojih izkušenj še kaj dodali. Dopolnite zapisano.
➤Osebo, ki ima izkušnje z organizacijo dogodkov, prosite, naj zapiše postopke, ki bi jim vaša organizacija morala slediti, ko organizira svoje dogodke. To pomeni, da na primer zapišete postopke po korakih ali da ustvarite šablono dokumenta, ki ga lahko uporabite ob organizaciji seminarja:
- Smernice za oblikovanje razpisa za sodelovanje na dogodku;
- Struktura prijavnice;
- Odgovori na sprejete in zavrnjene prijavnice, morda tudi za tiste, ki so na čakalni listi;
- Standardi glede delovnega okolja (konferenčni prostori in oprema);
- Seznam materialov, ki jih običajno potrebujete na seminarjih (flipchart listi, pisala, flomastri, nalepke itd.);
- Šablona za seznam udeležencev in trenerjev;
- Šablona za povračilo stroškov;
- Šablona za časovnico vsakega dela seminarja;
- Šablona ocenjevalnega obrazca;
- itd.
Oblikovane procedure in šablone pokažite tudi drugim članom kolektiva, da podajo svoje komentarje in predloge. Skupen nabor povratnih informacij posredujte osebi, ki je pripravila dokumente, da jih lahko dopolni.
Po zaključku dokumentov jih primerno predstavite vsem ostalim članom kolektiva in zagotovite, da jih bodo tudi uporabljali.
Ko boste to dosegli, boste zagotovili, da tudi, če nekdo zapusti organizacijo, njihovo delo in/ali izkušnje ostanejo v organizaciji. Na ta način boste tudi delili znanje z drugimi in ga tako naredili uporabnega za dvig kvalitete dela vaše organizacije.