Abbiamo ivnestito molto nella formazione di una persona, ma lui/lei ha lasciato l’organizzazione, privandoci delle conoscenze necessarie a raggiungere i nostri propositi.
Avete mai avuto un’esperienza simile?
Riconoscere e creare consocenze è importante in questo momento per la vostra associazione. Tuttavia per avere i benefici a lungo termine di quelle conoscenze dovete trovare un modo di “conservarle”, ovvero di documentarle.
Questo significa tradurre le conoscenze in manuali, procedure, guide, raccolte di dati, etc. Chiameremo questa parte di lavoro “Conoscenze strutturate”.
Molto spesso non è facile!
Questo è quello che dovete fare:
- Trasformare le consocenze delle persone in Conoscenze strutturate;
- Trasformare le consocenze delle risorse esterne in Conoscenze strutturate.
La prima parte è molto importante, ma al tempo stesso difficile: dovete assicurarvi di trasferire tutte le conoscenze delle diverse persone del vostro team. Così facendo permetterete anche ad altri di utilizzare quelle conoscenze quando ne hanno bisogno e, cosa ancor più importante, potrete apprendere e far crescere la vostra associazione.
La seconda parte, trasferire le conoscenze da risorse esterne e trasformarle in conoscenze interne con manuali, guide, procedure etc. In questo caso il vostro obiettivo è mappare la competenze di cui avete bisogno nel lavoro della vostra associazione e adattarle ai bisogni della vostra associazione.
Per il processo di mantenimento delle conoscenze, dovete seguire questi passaggi:
- Definire il processo di mantenimento delle conoscenze all’interno dell’associazione;
- Definire in che modo volete mantenere le competenze – data base, manuali etc.
- Organizzare le competenze secondo tipo o area di alvoro;
- Trasformarle in Conoscenze strutturate;
- Stabilire regole per l’accesso a quelle conoscenze e condividerle con i membri del team.
Le conoscenze strutturate e organizzate esistono per essere trasmesse e condivise con il prossimo.
Tutto ciò che sapete non ha senso se quella conoscenza non continua a vivere attraverso l’associazione.
Rendete le consocenze strutturate accessibili alle persone cui crete siano utili (o anche a tutti i membri se possibile). Stabilite un piano di valutazione e di implementazione del lavoro sulle conoscenze; dovrete tenere traccia nel lavoro di tutti i giorni e se necessario fornire un feedback.
Alla fine è utile incaricare una persona della gestione delle conoscenze all’interno dell’associazione, che si occupi di monitorare il processo e renderlo più efficiente possibile.
ESEMPIO/ESERCIZIO
Quale conoscenza andrebbe perduta se qualcuno lasciasse il vostro team?
Sapete rispondere a questa domanda? Molto spesso le persone che gestiscono le organizzazioni non hanno una risposta dettagliata da dare. Quasi sempre sono consapevoli delle competenze e delle abilità delle persone dei loro team, tuttavia possono qualche volta facilmente dimenticarsene.
Tracciare queste competenze prima che qualcuno possa lasciare il team aiuterà l’associazione a continuare a crescere.
Vediamo come fare con le esperienze e consocenze del vostro team nell’area della gestione dei progetti. Per iniziare riunite il team e rispondete insieme a queste domande:
- Quale livello di preparazione ha nella scrittura dei progetti?
- Quale livello di preparazione ha nel creare network?
- Quale livello di preparazione ha nella gestione del budget?
- Quale livello di preparazione ha nella gestione degli eventi?
- Quale livello di preparazione ha nella gestione finanziaria?
- Quale livello di preparazione ha in promozione, visibilità e disseminazione dei risultati?
- Quale livello di preparazione ha nella gestione della valutarione/report?
Il prossimo passo è mettere in connessione le persone e le loro conoscenze con le esperienze che hanno avuto, mettendo tutto per iscritto. Infine analizzate insieme le procedure che ci sono all’interno della vostra organizzazione.
Per esempio: con la persona esperta della gestione di eventi predete in esame le procedure interne che deve seguire nel suo lavoro. Se non ne avete non c’è problema, vi aiuteremo a trasformare le conoscenze di quell’individuo in una guida di procedure interne da seguire.
➤ Chiedete a quella persona di elencare tutte le cose/compiti/incarichi da svolgere per organizzare un evento.
➤ In seguito discutete con il team se serva aggiungere qualcosa, in base alla loro esperienza, e completate quell’elenco di mansioni.
➤ Chiedete all’esperto di stilare una Lista ufficiale di procedure da seguire quando la vostra organizzazione organizza un evento. Ciò significa per esempio mettere per iscritto passo dopo passo documenti e template da usare durante un seminario: rite step by step procedures and template of documents you need when implementing some seminar:
- Indicazioni per creare la Call per i partecipanti all’evento;
- Struttura dell’ application form;
- Lista dei progetti approvati, respinti o in attesa di risposta;
- Spazi standard dell’ambiente di lavoro (sala conferenze e materiale);
- Lista dei materiali maggiormente usati ai seminari (cartelloni, penne, pennarelli, post-it, etc) ;
- Template della lista dei participanti e formatori;
- Template dei modelli per rimborsi;
- Template dello schema delle attività;
- Template dei modelli di valutazione;
- Etc.
Fate in modo che le procedure siano accessibili a tutto il team e che le persone possano contrinuire con commenti e suggerimenti. Restituite un feedback sul lavoro di chi ha redatto le procedure e stabilite una versione definitiva.
Fate in modo che le procedure siano adeguatamente condivise all’interno del team e che le persone le seguano nel loro lavoro.
Terminato potete essere sicuri che anche se una persona dovesse lasciare il vostro team, le sue conoscenze rimarrebbero al loro posto; inoltre la condivisione delle conoscenze migliorerà la qualità del lavoro della vostra organizzazione.