Toliko smo resursa uložili u nečije obrazovanje, a on/ona je napustio/-la našu organizaciju, ostavljajući nas bez znanja koje nam je neophodno za ostvarenje strateških ciljeva.
Da li ste nekad imali ovakvo iskustvo?
Idenetifikacija i stvaranje znanja su važni za Vašu oorganizaciju u ovom trenutku. Međutim, ako hoćete da imate dugoročne koristi od tog znanja i da se ono vremenom unapređuje, morate da nađete načina da se ono „skladišti“ tj. da ga dokumentujete.
Ovo podrazumeva prenošenje znanja u vodiče, procedure, uputstva, alate, baze podataka itd. Znanje u ovakvom obliku ćemo nazvati strukturisano znanje.
Ovo često nije lak zadatak!
Potrebno je da se:
- znanje koje pojedinac ima prenese u strukturisano znanje;
- znanje iz spoljnih resursa prenese u strukturisano znanje.
Prvi proces je veoma važan ali i težak. Vaš zadatak je da obezbijedite da svo znanje koje ljudi u Vašoj organizaciji imaju bude prenijeto u neki strukturisani oblik. Ako to postignete, omogućićete drugima da koriste to preneseno znanje i da mu se vraćaju kad je potrebno, a što je još važnije – da uče iz njega i da ga unapređuju.
Drugi proces podrazumijeva prenos znanja koje dolazi iz spoljnih izvora u interne organizacione priručnike, vodiče, procedure i sl. Vaš zadatak je da identifikujete svo eksterno znanje koje je potrebno za rad Vaše organizacije, a zatim da ga prilagodite i standardizujete prema potrebana svoje organizacije.
U procesu čuvanja znanja, važno je da pratite sledeće korake:
- Definišite proces čuvanja znanja u okviru organizacije;
- Definišite načine na koje će se čuvati znanje – baze podataka, priručnici itd;
- Definišite strkturu znanja prema tipu ili oblasti rada;
- Prevedite dato znanje u odabranu strukturu;
- Definišite način pristupanja znanju i odobrite ga relevantnim članovima tima.
Prenijeto i skladišteno znanje ne treba da ostane u „skladištu“ već da se prenosi dalje na ljude iz Vaše organizacije.
Sve što ste uradili nema smisla ako znanje ne nastavi da živi kroz organizaciju.
Napravite strukturisano znanje koje je dostupno ljudima za koje je bitno (ako nemate šta da krijete, onda ga učinite dostupnim za sve). Osmislite plan po kom će se ovako strukturisano znanje primjenjivati u Vašem radu i definišite proces monitoringa. Potrebno je da pratite njegovu implementaciju u svakodnevnom poslu, da dobijete povratne informacije i unaprijedite ga ako je potrebno.
Na kraju, bilo bi dobro da odredite jednu osobu koja će biti zadužena za upravljenje znanjem u Vašoj organizaciji. Zadatak te osobe će biti da obezbijedi da svi procesi proteku glatko i efikasno.
PRIMJER/ZADATAK
Kakvo bi znanje Vaša organizacija izgubila kada bi neko otišao iz tima?
Imate li odgovor na ovo pitanje? Istina je da većina ljudi koji vode organizacije nije nikada zapisala detaljan odovor na ovo pitanje. Oni su uglavnom svjesni nekih znanja i vještina koje članovi njihovog tima imaju, ali lako mogu da zaborave na njih.
Mapiranje ovih znanja i vještina i njihovo prenošenje će pomoći Vašoj organizaciji da dalje raste.
Hajde da vidimo kako sve ovo funkcioniše na primjeru iz iskustva i znanja iz projektnog menadžmenta. Okupite svoj tim i pokušajte da mapirate njihove vještine u vezi sa projektnim menadžmentom tako što ćete zapisati odgovore na sledeća pitanja (budite slobodni da dodate još pitanja koja smatrate relevantnim):
- Koji je nivo njihovog znanja u vezi sa pisanjem aplikacija?
- Koji je nivo njihovog znanja u vezi sa osnivanjem konzorcijuma?
- Koji je nivo njihovog znanja u vezi sa definisanjem budžeta pri aplikaciji?
- Koji je nivo njihovog znanja u vezi sa menadžmentom događaja?
- Koji je nivo njihovog znanja u vezi sa finansijskim menadžmentom?
- Koji je nivo njihovog znanja u vezi sa promocijom, vidljivošću i diseminacijom?
- Koji je nivo njihovog znanja u vezi sa izvještavanjem i administracijom?
Sledeći korak podrazumijeva da povežete ljude i njihova znanja sa određenim procesima u kojima imaju iskustva. Mapirajte ih tako da imate sve u pisanoj formi. Zatim prođite sa njima kroz postojeće procedure u Vašoj organizaciji.
Na primjer: zajedno sa osobom koja ima znanje u oblasti menadžmenta događaja prođite kroz organizacione procedure koje Vaš tim prati kada organizujete neki događaj. Ako još uvijek niste organizovali događaje, ne brinite. Sada ćemo Vam pokazati kako da prenesete znanje te osobe u svoje interne procedure.
➤ Zamolite tu osobu da navede sve procese i zadatke koji uobičajeno treba da se obave kada se organizuje neki događaj.
➤ Zatim diskutujte sa tom osobom i drugim relevantnim članovima tima da li imaju još nešto da dodaju iz svog iskustva što ima veze sa vašim projektima. Unaprijedite mapu zapisanih procesa.
➤ Zamolite osobu koja ima znanje iz menadžmenta događaja da napiše listu procedura koje bi Vaša organizacija trebalo da prati kada se održava neki događaj. To znači da treba da se opiše procedura korak po korak i da se navedu dokumenti koji će Vam biti potrebni kada , na primjer organizujete seminar:
- Smjernice za kreiranje poziva učesnicima na Vašem događaju;
- – Struktura prijavnog formulara;
- – Odgovaranje na prihvaćene ili odbijene prijave kao i one koje su na listi čekanja;
- – Standardi rada u odnosu na radno okruženje (konferencijska sala i oprema);
- – Lista materijala koji se najčešće koriste na seminarima (papirne table, olovke, markeri, stikeri itd.);
- – Izgled liste učesnika i trenera;
- – Izgled formulara za nadoknadu troškova;
- – Okvirna forma predavanja;
- – Izgled formulara za evaluaciju;
- – itd.
Osmišljena lista procedura i dokumenata treba da bude dostupna svima u Vašem timu radi komentara i sugestija. Kolektivnu povratnu informaiju proslijedite do osobe koja je pisala proceduru i zamolite je da kompletira listu.
Kada kompletirate listu, pobrinite se da ona bude adekvatno prezentovana drugim članovima tima i da oni primijene opisanu proceduru u svom daljem radu.
Ako ovo uradite, obezbijedićete da iskustvo date osobe ostane u timu čak i ako ona napusti Vašu organizaciju. Takođe, podijelićete znanje sa drugima i učiniti ga korisnim za podizanje kvaliteta rada Vaše organizacije.