Παρ’ όλο που εκ πρώτης όψεως φαίνεται ότι η διαχείριση έργου διαφέρει σημαντικά από τη διαχείριση μιας ΜΚΟ, είναι γεγονός ότι τα projects αποτελούν τη βασική δραστηριότητα των οργανώσεων προς την εκπλήρωση τους οράματός τους. Είναι το βασικό εργαλείο με το οποίο θα περάσουν από την ΠΑΡΟΥΣΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ στην ΕΠΙΘΥΜΗΤΗ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΗ. Συνεπώς, τα projects και οι δράσεις που υλοποιούν είναι το μέσο μεταφοράς τους στον δρόμο της κοινωνικής αλλαγής. Οπότε, είναι προφανές ότι αν χρησιμοποιήσουν λάθος όχημα ή λεωφορείο, μπορεί αυτό στην πορεία να ανατραπεί της προσχεδιασμένης πορείας του.
Τα projects πρέπει να συμβαδίζουν με την αποστολή και το όραμα της οργάνωσης, προκειμένου να ακολουθήσουμε τον σωστό δρόμο προς την αλλαγή.
Το πρώτο ζήτημα λύνεται συχνά μέσω του στρατηγικού σχεδιασμού, τον οποίο αναλύσαμε σε προηγούμενο κεφάλαιο, ελέγχοντας αν ένα project μια ιδέα είναι σύμφωνα με τους στρατηγικούς στόχους.
⛽ Ωστόσο, υπάρχει ένα ακόμη μεγαλύτερο πρόβλημα: Τι θα συμβεί αν το όχημά σας μείνει από καύσιμα;!
Μιλώντας για καύσιμα αναφερόμαστε στη χρηματοδότηση των ιδεών που θα σας οδηγήσουν προς το όραμά σας. Συνεπώς, είναι απαραίτητο να μετατρέπετε τις ιδέες σας σε επιτυχημένα projects που θα χαίρουν της υποστήριξης των χορηγών σας. Με γνώμονα το παραπάνω, η εσωτερική αναδιαμόρφωση της οργάνωσής σας περιλαμβάνει επίσης την αναθεώρηση του τρόπου με τον οποίο κάνετε τη διαχείριση έργων. Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει βήμα βήμα στη διαδικασία μεταφοράς των ιδεών σε αιτήσεις για projects, και αυτές με τη σειρά τους σε συμπαγείς κοινωνικές αλλαγές. Θα έχετε τη δυνατότητα να εμβαθύνετε:
- Στη μεθοδολογία μεταφοράς των ιδεών σε αιτήσεις.
- Σε συμβουλές για την εκτέλεση των projects και τα κρίσιμα σχετικά ζητήματα
- Στην οικονομική διαχείριση.
- Την αξιολόγηση και τα επόμενα βήματα.
⛽ Με την εξειδίκευση που σας παρέχουμε ελπίζουμε να σας βοηθήσουμε να μην μείνετε ποτέ από καύσιμα.
ΟΛΑ ΞΕΚΙΝΟΥΝ ΑΠΟ ΜΙΑ ΙΔΕΑ
Η συμπλήρωση της αίτησης για το project σας αρχίζει πάντα με τη διαδικασία σχεδιασμού του, η οποία είναι απλή και ζήτημα κοινής λογικής. Ο καθένας μας κάνει σχέδια ως ένα βαθμό σε καθημερινή βάση. Μπορεί να μην το έχετε συνειδητοποιήσει, αλλά κάθε φορά που σχεδιάζετε τα εβδομαδιαία ψώνια ή μια γιορτή, χρησιμοποιείτε στοιχεία συγγραφής ενός project, απαντώντας στα ερωτήματα ΓΙΑΤΙ, ΤΙ, ΠΩΣ, ΣΕ ΤΙ ΠΟΣΟΤΗΤΑ. Επιπλέον, η ολοκλήρωση της δραστηριότητας (των αγορών ή ενός πάρτυ) σας βρίσκει είτε ικανοποιημένους είτε όχι, οπότε ασυναίσθητα θέτετε κάποια κριτήρια με βάση τα οποία αξιολογείτε την επιτυχία σας – κάτι που και πάλι μπορεί να αποτελέσει στοιχείο της πρότασης για ένα project: το σχέδιο αξιολόγησης. Φυσικά, μπορεί η διαδικασία σχεδιασμού να είναι στην ουσία της απλή και λίγο-πολύ γνωστή, η προετοιμασία όμως μιας καλογραμμένης πρότασης για project προϋποθέτει και κάποια επιπλέον προσόντα ή γνώσεις. Το πρώτο στάδιο για την επίτευξη αυτού του στόχου (γνώση) θα το βρείτε στις επόμενες σελίδες, ενώ το άλλο (προσόντα) αποκτάται συνήθως στην πράξη.
Ας μιλήσουμε για γνώση, λοιπόν. Όλα ξεκινούν από μια ιδέα να αλλάξουμε κάτι στο περιβάλλον μας – αυτές τις αλλαγές στην τοπική σας κοινωνία που έχετε ήδη προσδιορίσει διαμορφώνοντας τον στρατηγικό σχεδιασμό της οργάνωσής σας.
Υπάρχουν ορισμένα βήματα που ίσως σας βοηθήσουν να αναπτύξετε ωραίες ιδέες.
- Στοχεύστε άτομα που είναι σημαντικά για την οργάνωσή σας στον τομέα της διοργάνωσης δραστηριοτήτων και της υποβολής αιτήσεων για συγκεκριμένα πεδία ενδιαφέροντος.
- Προσκαλέστε τους σε συνάντηση, ενημερώνοντας τους εκ των προτέρων για τον σκοπό της και προμηθεύοντάς τους, αν είναι εφικτό, με κάποιο σχετικό υλικό.
- Προετοιμάστε μια σειρά ερωτήσεων που θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε τη συζήτηση σχετικά με το θέμα.
- Κάντε μια ανοιχτή συζήτηση σχετικά με το πώς μπορεί να αναδειχθεί το θέμα – ΝΑ ΘΥΜΑΣΤΕ ΟΤΙ Η ΛΥΣΗ ΠΟΥ ΘΑ ΒΡΕΙΤΕ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΣΥΝΑΔΕΙ ΜΕ ΤΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΣΑΣ.
- Αναλογιστείτε τη σπουδαιότητα της ένταξης της ομάδας – στόχου και των αποδεκτών των υπηρεσιών σας κατά τη διαδικασία σχεδιασμού. Μπορεί να σας προσφέρουν αξιόλογη γνώση και εμπειρία.
- Απαντήστε στο πιο σημαντικό ερώτημα: ΓΙΑΤΙ θέλετε να υλοποιήσετε αυτό το project/ αυτήν την ιδέα. Η αποτύπωση και ανάλυση της απάντησης δεν θα σας βοηθήσει μόνο να αναπτύξετε μια αιτιολογική βάση για τους συνεργάτες και χρηματοδότες σας που θα αναδεικνύει τη σπουδαιότητα του project σας σε συνάρτηση με κάποια κοινωνική ανάγκη, αλλά και να θέσετε μια στερεή βάση για τη σύνταξη μιας ολοκληρωμένης πρότασης, όπως θα δείτε παρακάτω.
Η παρακάτω μέθοδος σχεδιασμού δεν είναι η μοναδική για τη μετατροπή της ιδέας σας σε σχέδιο δράσης, είναι όμως ιδιαίτερα αποτελεσματική και εφαρμόζεται συχνά, κυρίως λόγω της απλότητας και της λογικής που ακολουθούν τα βήματά της.
Κάθε χορηγός διαθέτει τη δική του αίτηση και είναι πιθανό να εντοπίσετε διαφοροποιήσεις στην ορολογία ή τη δομή του σχεδίου σε σχέση με το προτεινόμενο, αν όμως έχετε σαφή εικόνα του τι θέλετε να επιτύχετε με το project σας, δεν θα δυσκολευτείτε καθόλου στη συμπλήρωση διαφορετικών αιτήσεων.
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, θα είστε σε θέση να απαντήσετε στα παρακάτω ερωτήματα:
- Είναι σε σύμπνοια με τις αξίες σας;
- Συμβαδίζει με την αποστολή σας;
- Ποιος είναι ο ποιο αποδοτικός τρόπος εκτέλεσης; Έχετε τους απαιτούμενους πόρους γι’ αυτό; Μπορείτε να τους διασφαλίσετε;
- Πόσο ξεκάθαρο/κατανοητό είναι για τους νέους ανθρώπους; Το χρειάζονται πραγματικά;
- Θέλετε πραγματικά να το υλοποιήσετε;