Iako na prvi pogled može izgledati da je projektni menadžment nešto potpuno različito od upravljanja NVO, u našem svetu projekti su ključna aktivnost u postizanju vizije naše organizacije. Oni su osnovni alat kojim od SADAŠNJEG STANJA dolazimo do ŽELJENOG STANJA U BUDUĆNOSTI. Prema tome, projekti i aktivnosti koje realizujemo su vozila na putu promene u našim zajednicama. Ali ako uđemo u pogrešno prevozno sredstvo, ono nas može odvesti pogrešnim putem u odnosu na onaj kojim smo planirali da idemo.
Projekti moraju biti u skladu sa misijom i vizijom organizacije. Samo na taj način ćemo svoje vozilo zadržati na pravom putu promene.
Prvo pitanje se najčešće rešava strateškim planom organizacije o kome je bilo reči u prvom delu vog uputstva, to jest jednostavno tako što ćete proveriti da li je Vaš projekat ili ideja u skladu sa vašim opštim strateškim ciljevima.
⛽ Međutim, postoji veći problem. Šta ako Vaše vozilo ostane bez goriva?!
Pod „gorivom“ podrazumevamo finansiranje Vaših ideja koje teba da vode ka Vašoj viziji. Iz tog razloga je neophodno da se Vaše ideje transformišu u uspešne projekte koji će dobiti podršku donatora. Imajući to u vidu, Internal MakeOver uputstvo za unutrašnju transformaciju Vaše organizacije takođe preispituje način na koj Vi i Vaš tim upravljate projektima. Ovo uputstvo će vam pružiti detaljan pristup transformaciji ideja u aplikacije za projekte, a aplikacija u konkretne promene u društvu. Imaćete priliku da detaljnije razmotrite:
- metodologiju transformacije ideja u aplikacije;
- savete o vođenju projekata i najvažnije aspekte o kojima treba da vodite računa;
- finansijski menadžment;
- evaluacija i follow-up.
⛽ Svojim stručnim savetima nameravamo da Vam pomognemo da nikada ne ostanete bez goriva.
SVE POČINJE OD IDEJE
Priprema Vaše aplikacije za projekat počinje procesom planiranja koji je jednostavan i intuitivan. Svako od nas u određenoj meri planira svoje svakodnevne aktivnosti.Verovatno niste ni sveni da prilikom planiranja nedeljne nabavke namirnica ili organizacije proslave koristite elemente predloga projekta jer zapravo odgovarate na pitanja kao što su: ZAŠTO? ŠTA? KAKO? i KOLIKO? Pored toga, na kraju aktivnosti (nabavke ili proslave) ste ili zadovoljni njenim rezultatom ili ne. Dakle nesvesno ste postavili neke kriterijume u skladu sa kojima evaluirate nivo svog uspeha, što takođe predstavlja integralni deo predloga projekta –plan evaluacije. Naravno, iako je proces planiranja u suštini jednostavan i generalno poznat, priprema dobro napisanog predloga projekta zahteva određene veštine i znanja. Prvi korak ka ovom cilju (znanje) pronaći ćete u nastavku teksta, a drugi (veštine) se obično stiče kroz praktični rad.
Hajde da razgovaramo o znanju. Sve počinje od ideje da se promeni nešto u Vašem okruženju. Te željene promene ste već definisali kada ste pravili strateški plan za Vašu organizaciju.
Evo nekoliko koraka koji će Vam pomoći da razvijete dobre ideje.
- Definišite koji su ljudi važni za Vašu organizaciju, za organizovanje aktivnosti i pripremu prijava za projekte u određenim oblastima Vašeg rada;
- Pozovite ih na sastanak, obavestite ih unapred o njegovoj svrsi i, ako je moguće, obezbedite im unapred neke materijale u vezi sa datom temom;
- Pripremite listu pitnja koja Vam mogu pomoći da povedete diskusiju na određenu temu;
- Podstaknite razmenu ideja o određenom pitanju – IMAJTE U VIDU DA VAŠE REŠENJE MORA DA BUDE U SKLADU SA VAŠOM STRATEGIJOM;
- Razmotrite važnost uključivanja ciljne grupe i krajnjih korisnika u proces planiranja. Oni vam takođe mogu ponuditi dragocena znanja i iskustva;
- U ovom procesu je ključan odgovor na sledeće pitnje – ZAŠTO želite da implementirate određeni projekat/ideju? Kada formulišete i analizirate odgovor na ovo pitanje, ne samo da ćete razviti logički sled argumenata na osnovu kojih ćete moći da objasnite svojim partnerima i potencijalnim donatorima važnost svog projekta kao odgovor na određenu potrebu koju ste uočili u društvu, već ćete postaviti osnovu za kreirnje čitavog predloga projekta, a u nastavku teksta ćemo Vam pokazati kako.
Metodologija planiranja korišćena u ovom uputstvu nije jedini način da svoje ideje transformišete u planove akcije. Međutim, ona je veoma efikasna i često se koristi zbog svoje jednostavnosti i logičkog sleda koraka.
Svaki donator ima specifični prijavni formular i moguće je da ćete u njima nailaziti na različitu terminologiju ili strukturu plana u odnosu na ovu koja je ovde predložena ali, ako imate jasnu ideju o tome šta namervate da postignete svojim projektom, ne bi trebalo a imate poteškoća vezanih za popunjavanje različitih prijavnih formulara.
Na krju ovog procesa moći čete da odgovorite na sledeća pitanja:
- Da li je ideja u skladu sa Vašim vrednostima?
- Da li je ideja u sladu sa Vašom misijom?
- Koji je najefikasniji način njene implementacije? Da li za to imamo resurse? Možemo li da obezbedimo resurse?
- Da li je ideja jasna/razumljiva mladim ljudima? Da li za njom postoji potreba?
- Da li stvarno želimo to da radimo?