Iako na prvi pogled može izgledati da je projektni menadžment nešto potpuno različito od upravljanja NVO, u našem svetu projekti su ključna aktivnost u postizanju vizije naše organizacije. Oni su osnovni alat kojim od SADAŠNJEG STANJA dolazimo do ŽELJENOG STANJA U BUDUĆNOSTI. Prema tome, projekti i aktivnosti koje realizujemo su vozila na putu promjene u našim zajednicama. Ali ako uđemo u pogrešno prevozno sredstvo, ono nas može odvesti pogrešnim putem u odnosu na onaj kojim smo planirali da idemo.
Projekti moraju biti u skladu sa misijom i vizijom organizacije. Samo na taj način ćemo svoje vozilo zadržati na pravom putu promjene.
Prvo pitanje se najčešće rješava strateškim planom organizacije o kome je bilo riječi u prvom djelu svog uputstva, to jest jednostavno tako što ćete provjeriti da li je Vaš projekat ili ideja u skladu sa vašim opštim strateškim ciljevima.
⛽ Međutim, postoji veći problem. Šta ako Vaše vozilo ostane bez goriva?!
Pod „gorivom“ podrazumijevamo financiranje Vaših ideja koje treba da vode ka Vašoj viziji. Iz tog razloga je neophodno da se Vaše ideje transformišu u uspješne projekte koji će dobiti podršku donatora. Imajući to u vidu, Internal MakeOver uputstvo za unutrašnju transformaciju Vaše organizacije takođe preispituje način na koji Vi i Vaš tim upravljate projektima. Ovo uputstvo će vam pružiti detaljan pristup transformaciji ideja u aplikacije za projekte, a aplikacija u konkretne promjene u društvu. Imaćete priliku da detaljnije razmotrite:
- metodologiju transformacije ideja u aplikacije;
- savjete o vođenju projekata i najvažnije aspekte o kojima treba da vodite računa;
- finansijski menadžment;
- evaluacija i follow-up.
⛽ Svojim stručnim savjetima namjeravamo da Vam pomognemo da nikada ne ostanete bez goriva.
SVE POČINJE OD IDEJE
Priprema Vaše aplikacije za projekat počinje procesom planiranja koji je jednostavan i intuitivan. Svako od nas u određenoj mjeri planira svoje svakodnevne aktivnosti. Vjerovatno niste ni sveni da prilikom planiranja nedeljne nabavke namirnica ili organizacije proslave koristite elemente prijedloga projekta jer zapravo odgovarate na pitanja kao što su: ZAŠTO? ŠTA? KAKO? i KOLIKO? Pored toga, na kraju aktivnosti (nabavke ili proslave) ste ili zadovoljni njenim rezultatom ili ne. Dakle nesvjesno ste postavili neke kriterijume u skladu sa kojima evaluirate nivo svog uspjeha, što takođe predstavlja integralni dio prijedloga projekta –plan evaluacije. Naravno, iako je proces planiranja u suštini jednostavan i generalno poznat, priprema dobro napisanog prijedloga projekta zahtjeva određene vještine i znanja. Prvi korak ka ovom cilju (znanje) pronaći ćete u nastavku teksta, a drugi (vještine) se obično stiče kroz praktični rad.
Hajde da razgovaramo o znanju. Sve počinje od ideje da se promjeni nešto u Vašem okruženju. Te željene promjene st već definisali kada ste pravili strateški plan za Vašu organizaciju.
Evo nekoliko koraka koji će Vam pomoći da razvijete dobre ideje.
- Definišite koji su ljudi važni za Vašu organizaciju, za organizovanje aktivnosti i pripremu prijava za projekte u određenim oblastima Vašeg rada;
- Pozovite ih na sastanak, obavjestite ih unaprijed o njegovoj svrsi i, ako je moguće, obezbjedite im unaprijed neke materijale u vezi sa datom temom;
- Pripremite listu pitnja koja Vam mogu pomoći da povedete diskusiju na određenu temu;
- Podstaknite razmenu ideja o određenom pitanju – IMAJTE U VIDU DA VAŠE REŠENJE MORA DA BUDE U SKLADU SA VAŠOM STRATEGIJOM;
- Razmotrite važnost uključivanja ciljne grupe i krajnjih korisnika u proces planiranja. Oni vam takođe mogu ponuditi dragocjena znanja i iskustva;
- U ovom procesu je ključan odgovor na sledeće pitanje – ZAŠTO želite da implmentirate određeni projekat/ideju? Kada formulišete i analizirate odgovor na ovo pitanje, ne samo da ćete razviti logički slijed argumenata na osnovu kojih ćete moći da objasnite svojim partnerima i potencijalnim donatorima važnost svog projekta kao odgovor na određenu potrebu koju ste uočili u društvu, već ćete postaviti osnovu za kreiranje čitavog prijedloga projekta, a u nastavku teksta ćemo Vam pokazati kako.
Metodologija planiranja korištena u ovom uputstvu nije jedini način da svoje ideje transformišete u planove akcije. Međutim, ona je veoma efikasna i često se koristi zbog svoje jednostavnosti i logičkog slijeda koraka.
Svaki donator ima specifični prijavni formular i moguće je da ćete u njima nailaziti na različitu terminologiju ili strukturu plana u odnosu na ovu koja je ovdje predložena ali, ako imate jasnu ideju o tome šta namjeravate da postignete svojim projektom, ne bi trebalo a imate poteškoća vezanih za popunjavanje različitih prijavnih formulara.
Na krju ovog procesa moći čete da odgovorite na sledeća pitanja:
- Da li je ideja u skladu sa Vašim vrijednostima?
- Dali je ideja u sladu sa Vašom misijom?
- Koji je najefikasniji način njene implementacije? Da li za to imamo resurse? Možemo li da obezbjedimo resurse?
- Da li je ideja jasna/razumljiva mladim ljudima? Da li za njom postoji potreba?
- Da li stvarno želimo to da radimo?