Najprej moramo opraviti analizo problema. Da vam metodologijo predstavimo bolj celovito, bomo za namen tega problema uporabili analogijo drevesa.
Drevo problemov
Vsako drevo ima deblo, korenine, ki mu zagotavljajo hrani in mu omogočajo rast, ter krošnjo, ki je prva stvar, ki jo opazimo, ko drevo gledamo od daleč. Podobno ima vsak problem svoje korenine, ki ga hranijo, oz. svoje vzroke, ima pa tudi krošnjo oz. posledice – dogodke, pojave in stanja, ki nakazujejo na obstoj problema. Če krošnjo odrežemo, bodo sčasoma spet zrasle nove veje, drevo pa bo živelo naprej. Enako velja za problem, če se ukvarjamo samo z njegovimi posledicami – nekaj časa morda ne bo opazen, vendar se bo prej ali slej spet pojavil. Zato je pomembno, da podrobno analiziramo vzroke, ki so pripeljali do problema. Samo, če naslovimo vzroke (korenine), lahko ustvarimo dolgoročne pozitivne spremembe.
Ko torej identificiramo problem, moramo analizirati, zakaj sploh obstaja – identificirati in določiti moramo njegove vzroke.
Naštejte vse vzroke vašega problema. V ta proces lahko vključite kolikor ljudi želite. Ne pozabite, da imajo tudi vzroke svoje korenine, zato se lahko v analizo res poglobite.
Po tem pomislite na krošnjo svojega drevesa in po istem principu nanizajte vse posledice problema.
Ko zaključite s tem, bi morali imeti celostno podobo o problemu, s katerim se želite spopasti, njegovimi vzroki in posledicami.
Ko boste ustvarili drevo problema, je čas, da se osredotočite na svoje zmogljivosti in ste realistični pri oceni, na katere vzroke lahko vplivate in na katere ne morete. Z drugimi besedami, določili boste, kako se vaša projektna ideja sklada s širšo sliko. To je pomembno, saj predstavlja osnovo za naslednji korak, tj. formulacija dejanj. Še enkrat opozarjamo, da je res pomembno, da se tega procesa lotite kot skupina in ne posamezno: več različnih izkušenj, veščin in pogledov kot boste združili v analizi problema, bolj bo ta celovita in natančna.
Nasvet: Ne pozabite, da je lahko vsak od naštetih vzrokov in posledic postavljen v središče analize ter predmet drevesa problema in novega procesa projektnega načrtovanja. Včasih je dobro uporabiti ta pristop, če začetna analiza pokaže, da so vsi ali skoraj vsi vzroki izven vašega dosega ali da vasa prvotna ideja ne bo pripomogla k reševanju problema. V tem primeru morate spremeniti težišče in se posvetiti problemu, ki ga lahko naslovite.
Drevo ciljev
Ko ste odgovorili na vprašanje, ZAKAJ je potrebno realizirati vašo idejo, je naslednji korak iskanje odgovora na vprašanje, KAJ potrebujete, da bi bili uspešni.
Za ta namen bomo uporabili metodologijo drevo ciljev. Transformacija vašega drevesa problemov v drevo ciljev je pravzaprav le reformulacija vseh negativnih okoliščin, ki ste jih že našteli, v pozitivne izjave. Če se vam zdi, da neposreden prevod iz negativnega v pozitivnega stavka nima smisla, ga seveda lahko prilagodite.
Problemi se spremenijo v cilje;
︾
Vzroki problemov se spremenijo v specifične vmesne cilje;
︾
Posledice problemov se spremenijo v projektne rezultate ali pričakovan učinek.
Zdaj se vrnite k svojemu drevesu in po potrebni naredite spremembe v formulaciji specifičnih ciljev in rezultatov, da se bodo skladali z vašo idejo oz. da bodo bolj smiselni. Zavrnite tiste, ki ne zvenijo logično ali v skladu z vašo idejo. Če se le da, tudi dodajte nekaj novih. Končni izdelek naj vsebuje vzročno povezavo (»če A, potem B«): če realizirate vse zamišljene korake (cilje), vas bodo vodili k cilju in vaš projekt bo obrodil sadove oz. povzročil spremembe v skupnosti.
Ko zaključite s to fazo, boste že imeli osnutek projektnega predloga:
- Definirali ste problem, ki ga želite rešiti s svojim projektom;
- Razložiti ste, zakaj ta problem obstaja (vzroki) in kako se kaže (posledice);
- Definirali ste, kaj želite doseči z realizacijo projekta (cilj);
- Predstavili ste korake, ki jih boste morali narediti (vmesni cilji) proti svojemu končnemu cilji in učinke, ki jih bo imela implementacija projekta (rezultati).