«Ένα άτομο που κάνει μια ενέργεια, ιδίως με σκοπό να βοηθήσει άλλους ανθρώπους, εκούσια και χωρίς να εξαναγκάζεται ή να πληρώνεται γι’ αυτήν.»
Ερμηνεία της λέξης «εθελοντής» από το Λεξικό του Κέμπριτζ – CambridgeDictionary
Μέχρι στιγμής έχουμε κάνει λόγο γενικά για τη διαχείριση, ήρθε όμως η ώρα να επικεντρωθούμε περισσότερο στο μη αμειβόμενο κομμάτι της οργάνωσής σας: τους εθελοντές και τη διαχείρισή τους.
Θα πρέπει έως τώρα να έχετε αποφασίσει εάν η οργάνωσή σας χρειάζεται εθελοντές ή όχι, σύμφωνα με το στρατηγικό της σχέδιο. Αν η απάντησή σας είναι θετική, το παρακάτω κεφάλαιο θα σας φανεί ιδιαίτερα χρήσιμο.
Θα εξετάσουμε τα παρακάτω στοιχεία:
- Σχεδιασμός και προετοιμασία του τμήματος εθελοντών της οργάνωσής σας.
- Τη διαδικασία εγγραφής τους.
- Τη διαχείριση της καθημερινής τους απασχόλησης.
- Την επιπρόσθετη εκπαίδευσή τους.
Διαδικασία σχεδιασμού και προετοιμασίας
Αν διαβάζετε αυτές τις γραμμές, σημαίνει ότι έχετε αναγνωρίσει τη σημασία των εθελοντών για την επίτευξη του στρατηγικού σας στόχου. Το μόνο που μένει είναι να προσδιορίσετε με ποιον τρόπο θα τους εντάξετε στη δομή της οργάνωσής σας.
Ας αρχίσουμε από τον προσδιορισμό της «αποστολής» των εθελοντών σας. Ακολουθώντας την ίδια μεθοδολογία που αναλύσαμε στο κεφάλαιο «Στρατηγικός Σχεδιασμός/ Η αποστολή και το όραμα της οργάνωσής σας», θα πρέπει μαζί με την ομάδα σας να αποτυπώσετε με λέξεις την «αποστολή» των εθελοντών με τους εξής τρόπους:
- Αποτυπώνοντας γιατί η οργάνωσή σας θα ήθελε να έχει εθελοντές.
- Εκφράζοντας την εκτίμησή σας για την εθελοντική εργασία.
- Εμπνέοντάς τους να σας προσφέρουν τις υπηρεσίες τους.
- Διαδίδοντας τις βασικές αξίες της οργάνωσής σας.
Δοκιμάστε το αποτέλεσμα της δουλειάς σας με κάποιους εν δυνάμει εθελοντές και αν σας αρέσει, φροντίστε να δώσετε όσο περισσότερη προβολή γίνεται.
Όταν ολοκληρώσετε την παραπάνω διαδικασία, θα προχωρήσετε στον προσδιορισμό του επιμέρους στρατηγικού στόχου της χρήσης των εθελοντών. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα πρέπει να αποφασίσετε:
Αν θα έχετε εξειδικευμένους εθελοντές/εθελοντές πρόθυμους να εξειδικευτούν σε κάποιο συγκεκριμένο πεδίο δράσης της οργάνωσής σας.
Αν θα έχετε αναρίθμητους εθελοντές που θα στηρίζουν τις δράσεις σας.
Ένα συνδυαστικό μοντέλο των παραπάνω.
Η απόφαση αυτή εξαρτάται από τον στρατηγικό σας στόχο και τον τρόπο με τον οποίο πιστεύετε ότι θα πρέπει/θα μπορούσατε να τον επιτύχετε. Συζητήστε το με την ομάδα σας και στη συνέχεια:
- Αναθέστε τη διαχείριση του τμήματος εθελοντών της οργάνωσής σας σε ένα άτομο. Διασφαλίστε ότι το άτομο αυτό κατανοεί τη σπουδαιότητα της εθελοντικής εργασίας, έχει κίνητρο να συνεργαστεί με εθελοντές και διαθέτει ενδεχομένως υψηλά προσόντα κοινωνικότητας.
- Περιγράψτε τον ρόλο/τους ρόλους που θα έχουν οι εθελοντές στην οργάνωσή σας. Διασπάστε τους ρόλους σε συγκεκριμένες εργασίες και δράσεις που θα πρέπει να υλοποιήσουν οι εθελοντές ή θα πρέπει να πραγματοποιηθούν για αυτούς.
- Σε συνέχεια του παραπάνω σχεδίου δράσης, εξασφαλίστε συγκεκριμένο χρηματικό ποσό για την υλοποίησή του.