Même si à première vue, la gestion des projets paraît être quelque chose de complétement différent de la gestion d’une ONG, dans notre monde, les projets sont l’activité principale pour atteindre la vision de notre organisation. C’est l’outil principal pour passer de L’ETAT ACTUEL à l’ETAT FURU SOUHAITE. Donc, les projets et activités que nous réalisons sont nos véhicules sur la voie de changer notre communauté. Mais si nous empruntons le mauvais véhicule ou bus, nous risquons d’être égarés.
Nos projets doivent être alignés avec la mission et la vision de notre organisation. C’est le seul moyen de maintenir notre véhicule sur la bonne voie du changement.
Le premier défi est habituellement réglé par le plan stratégique de votre organisation que nous avons évoqué dans les chapitres précédents de cette boite à outils. Tout simplement, il faut vérifier si votre projet ou idée sont en phase avec vos buts stratégiques.
⛽ Cependant, un problème grave risque de se produire. Qu’est-ce qu’on fait si notre véhicule reste sans carburant ?!
Le carburant, ce sont les fonds qui alimentent vos idées pour vous guider vers votre vision. Donc, il est nécessaire de transposer vos idées en projets à succès qui attireront le soutien des donateurs. Ayant cela à l’esprit le MakeOver interne de votre organisation inclut aussi de revoir la manière dont vous et votre équipe gérez les projets. Cette boite à outils vous fournira une approche par étapes de transformation d’idées en projets réalisés, et d’application des projets en changements concrets de votre société. Vous aurez l’occasion de découvrir en détail :
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La méthodologie de transposition d’idées en projets ;
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Les conseils sur la gestion des projets et les choses importantes auxquelles vous devez porter votre attention ;
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La gestion des finances ;
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L’évaluation et le suivi.
⛽ Avec cette expertise, nous allons aider votre véhicule à ne jamais rester sans carburant.
TOUT COMMENCE PAR L’IDEE
La rédaction de votre projet commence par un processus de planification. Le processus de planification est simple et intuitif. Tout le monde fait des plans quotidiennement dans une certaine mesure. Vous n’êtes probablement pas conscients que pour planifier l’achat hebdomadaire d’aliments ou l’organisation d’une célébration, vous utilisez déjà des éléments d’une proposition de projet en répondant aux questions comme : POURQUOI, QUOI, COMMENT, COMBIEN. Par-dessus, à l’issue de cette activité (achat au marché ou fête), vous allez être satisfaits ou non du résultat, donc vous avez des critères subconscients selon lesquels vous évaluez le niveau de votre succès, ce qui est aussi une partie intégrante d’une proposition de projet – le plan d’évaluation. Evidement, si le processus de planification est essentiellement simple et commun, la préparation d’un projet bien rédigé nécessite d’autres compétences et connaissances. Le premier pas vers cet objectif (connaissance), vous le trouverez ci-dessous, alors que les autres (compétences), seront obtenues au cours du travail pratique.
Parlons un peu de connaissances. Tout commence par une idée de changer quelque chose dans votre environnement. Ces changements souhaités dans votre communauté, vous les avez déjà ciblés en préparant le plan stratégique de votre organisation.
Voici quelques pas qui vous aideront à développer de bonnes idées.
- Ciblez les personnes qui sont importantes pour votre organisation pour organiser des activités et rédiger des demandes dans un domaine d’intérêt ;
- Convoquez-les à une réunion et informez-les du motif de cette convocation à l’avance ;
- Préparez une liste de questions qui peuvent vous aider à dynamiser la discussion autour d’un certain défi ;
- Faites une session brainstorming sur l’approche pour faire face au défi en question – VEILLEZ A CE QUE LA SOLUTION DOIT ETRE EN PHASE AVEC VOTRE STRATEGIE ;
- Réfléchissez si cela vaut le coup d’impliquer les groupes cibles et les bénéficiaires finaux dans le processus de planification. Ils peuvent vous fournir des connaissances et expériences d’une grande valeur ;
- La clé dans ce processus est la réponse à la plus importante question – POURQUOI voulez-vous réaliser ce projet/idéé ? En formulant et analysant la réponse à la question POURQUOI, non seulement que vous développerez une ligne de raisonnement que vous pourrez utiliser pour expliquer le projet à vos partenaires et donateurs potentiels en réponse à un besoin identifié dans votre communauté, mais vous pouvez aussi vous en servir comme base d’une proposition de projet, comme vous le verrez plus bas.
La méthodologie de planification présentée dans cette boite à outils n’est pas la seule qui peut vous aider à transposer vos idées en plan d’action, mais elle est très efficace et utilisée très souvent car très simple et comportant une succession logique d’étapes.
Chaque donateur a un formulaire de demande particulier et il est possible que vous trouverez une terminologie ou structure de plan différents que ceux que nous recommandons, mais si vous avez une idée claire sur que vous voulez accomplir avec votre projet, vous ne devriez pas avoir de difficultés à remplir différents formulaires de demande de fonds.
A la fin de ce processus-là ; vous serez en capacité de répondre aux questions suivantes :
- Est-ce que cette idée est en phase avec nos valeurs ?
- Est-elle en phase avec notre mission ?
- Quelle est la manière la plus efficace de l’exécuter ? Disposons-nous des ressources nécessaires ?
- Clarité / Compréhensibilité pour les jeunes ? Y a-t-il un besoin réél pour cela ?
- Est-ce que nous voulons vraiment faire cela ?